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Detrás del Telón, Detrás del Evento Deportivo

Hoy les platicare un poco de la planificación y organización de los eventos deportivos, la mayoría de los aficionados que asisten a los partidos de fútbol de su equipo local desconoce el trabajo magnifico que se desarrolla para que este tenga un servicio y una experiencia de alta calidad. Su servidor hasta hace algunos meses era de las personas que no tenía conocimiento de esto y muchos se preguntaran ¿Qué ciencia tiene organizar un evento deportivo?, tendrán razón el organizar un evento deportivo no es ciencia pero sí le puedo asegurar que no es solamente abrir la taquilla el día del partido y vender los boletos.

El proceso inicia muchos días antes del partido, les platicare lo poco que se del tema para que se den una idea del proceso arduo y dedicado que se tiene que desarrollar para brindar una excelente calidad durante el evento. En primera instancia se deben de desarrollar las estrategias de operaciones, comercialización y marketing para el encuentro que se viene. Hablando acerca de las estrategias de comercialización y marketing, me refiero a todo lo relacionado a promociones, puntos de venta, que medios publicitarios se emplearan, la elaboración de los spots que saldrán para el partido, planificación del entretenimiento del medio tiempo, activaciones, etc. y estarán de acuerdo conmigo que esto lleva su tiempo. Hablando de la cuestión operativa aspecto fundamental para la organización del encuentro se debe planear el partido en todos los sentidos, depende el equipo que juegue en carácter de visitante se trazan las estrategias como cuantas puertas del inmueble se abrirán o cómo será el sistema de seguridad, todo esto después de planificar la afluencia o asistencia al partido, por ejemplo no tendrá la misma asistencia un América que un Querétaro.

Además para un evento de cualquier tipo se tiene que pedir permiso a diferentes organismos, como el caso de Municipio al cual se tiene que expedir un permiso donde se describa el evento, además de otras entidades como tránsito municipal, policía o bomberos, todo esto para prevenir y dar seguridad al aficionado. Además se tiene encargar el producto necesario que se venderá durante el encuentro (refrescos, cerveza, botana, etc.).

Hablando del estadio, se tiene que tener el terreno de juego en condiciones óptimas, todas las localidades tienen que estar limpias y en perfectas condiciones para antes del encuentro y de esto estamos hablando de las butacas, baños, pasillos y corredores. El sonido debe estar funcionando a la perfección, al igual que las cajas de luz donde están los patrocinadores y la pantalla para esto se deben realizar pruebas previas para verificar que estén funcionando correctamente. Se debe planificar cuantos boletos saldrán a la venta en taquillas.

Hasta ahora he platicado de cuestiones previas al partido, ahora llega lo bueno durante el encuentro, muchos dirán que los colaboradores están viendo el partido pero esto no es así, aquí inicia el trabajo interviene una cantidad sorprendente de personas, seguridad privada, taquilla, las personas que cortan el boleto en la entrada de las puertas, los boleteros que te asignan tu lugar, vendedores, personal de limpieza, voz del estadio, encargado de operaciones, y estén conscientes que cada uno de ellos realiza una función diferente durante el partido.

Por ejemplo los encargados de seguridad tienen que estar cuidando que durante el evento deportivo no surjan problemas que puedan alterar el orden, son los que acomodan a la denominada “porra” al lugar que se le asigna, en pocas palabras son los encargados de que exista un orden todo esto antes, durante y después del evento deportivo.

Los servicios básicos deben estar funcionando a la perfección como la luz, agua, internet, este último se extrañaran y dirán porque es necesario internet en un estadio, la respuesta es que después del partido los árbitros por ejemplo necesitan enviar reportes del partido a la federación, o también durante la conferencia de prensa cuando finaliza el partido es una herramienta básica para prensa.

Finalizado este proceso se deberán elaborar los reportes correspondientes y sobre todo empezar a planificar el siguiente partido, como pudieron apreciar en este proceso influye un gran número de personas que tienen actividades y funciones diferentes que resultado de su trabajo, se verá reflejado directamente en la satisfacción del cliente, estos son algunos elementos de los cuales interviene durante un evento deportivo.

Ahora todo esto conviértelo a gastos y sueldos, que el club tiene que pagar durante cada encuentro, es por ello las acciones de los equipos por llenar los partidos que al fin de cuentas la asistencia y consumo de cada aficionado es para cubrir esto, ahora te pregunto ¿Chivas estará cubriendo esto con la pobre asistencia a su inmueble? Es por esto la urgencia de crear una estrategia para invertir esta situación.

Espero que con esta breve descripción, conozcas un poco más de este proceso y te invito que en tu próxima visita  a un partido trates de fijarte en estos aspectos para ver si coincidimos.

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  1. jordiandreutrepuntosero
    23 febrero, 2011 en 8:25 AM

    Buenas crack,

    El artículo es un resumen perfecto de todo lo que conlleva la organziación de un evento deportivo. Una vez está definida la estrategia comercial y de marketing y se acerca la fecha del juego, los clubs/ligas funcionan de manera muy similar a cualquier empresa encargada de gestionar eventos, con equipos muy amplios y con funciones muy diferentes.

    Muy bueno el resumen, me ha encantado.

    Un saludo hermano
    jordi

  2. fernando
    23 febrero, 2011 en 1:28 PM

    Excelente articulo de todo le que ocurre tras bambalinas!!
    saludos!!

  1. 23 febrero, 2011 en 2:51 AM

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